La surveillance des fournisseurs commence par une distinction décisive : de nouveaux comptes disponibles ne décrivent pas nécessairement une situation financière récente.
Pour une direction financière ou un service achats, l’enjeu est de rattacher chaque alerte au bon exercice avant d’en tirer une appréciation sur un partenaire.
La date de détection constitue un point de départ pour vérifier, pas un diagnostic.
Trois dates donnent son sens à une alerte
OpenBase présente une surveillance quotidienne des entreprises ajoutées après activation de l’abonnement.
Selon le site, le premier contrôle mémorise une référence : les documents déjà présents ne sont donc pas signalés comme des nouveautés.
Les passages suivants enregistrent les changements dans un historique ; le récapitulatif par courriel dépend des préférences choisies.
Cette organisation permet de repérer une évolution documentaire, dont il reste à établir la portée économique.
OpenBase précise ainsi qu’un dépôt détecté peut concerner un exercice ancien.
Pour examiner les comptes d’un fournisseur, trois repères doivent donc rester distincts : la période comptable, le dépôt et l’apparition dans la veille.
Les confondre reviendrait à attribuer une actualité financière à la seule disponibilité du document.
Le circuit décrit par l’Institut national de la propriété industrielle éclaire cette chronologie.
Depuis le 1er janvier 2023, les dépôts électroniques passent par le Guichet unique, puis sont transmis au greffe compétent.
Après validation, l’information alimente le Registre national des entreprises et DATA INPI ; le greffe assure aussi sa publication au BODACC.
Ces étapes ne renseignent toutefois pas sur les délais de collecte d’OpenBase.
Le choix du suivi dépend des pièces à examiner
Pour comparer les solutions, le critère utile est le travail de vérification qu’elles permettent d’organiser.
DATA INPI propose une recherche par SIREN ou dénomination, des filtres et des alertes dans l’espace personnel.
Sa couverture comptable concerne les comptes annuels non confidentiels des entreprises commerciales, notamment les bilans, résultats, immobilisations, amortissements et provisions.
L’absence d’une pièce publique appelle donc une vérification de son régime de publication.
Service Public Entreprendre indique, pour les SASU, un dépôt dans le mois suivant l’approbation des comptes, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique.
La fiche présente aussi des possibilités de confidentialité selon la situation de la société.
Une grille de suivi peut ainsi associer chaque événement à son fournisseur, à la pièce disponible, à l’exercice concerné et à la vérification suivante.
L’historique proposé par OpenBase trouve ici un usage concret : conserver la trace des changements documentaires avant leur interprétation financière.
Sources
OpenBase — Surveillance des entreprises
INPI — Dépôt des comptes annuels
INPI — Rechercher une entreprise (base entreprises)
Service Public Entreprendre — Dépôt des comptes annuels d’une société — fiche vérifiée le 11 juin 2025.
